Telefonservice

TELEFONSERVICE

WAS IST EIN TELEFONSERVICE

Der Telefonservice dient der Entlastung des Auftraggebers.

Man nennt den Telefonservice auch Telefon-Service, Telefondienst und manchmal wird er auch als Telefonsekretariat bezeichnet. Der Telefonservice kann in verschiedene Teilbereiche gegliedert werden:

Büroservice

 Telefonservice für Rufumleitungen

 Telefonservice für Kundenmanagement

 Telefonservice für Kundenbetreuung

  Telefonservice zur Terminierung

 Telefonservice als Kundensupport

 Telefonservice als Auskunft

 Telefonservice als Urlaubsvertretung

Diese Liste ließe sich sicherlich noch um einige Punkte erweitern. Die Aufgabenbereiche des Telefon-Service sind hiermit jedoch grob umrissen.

DIE AUFGABENBEREICHE DES TELEFONSERVICE

Zunächst unterteilt man die Aufgabenbereiche des Telefonservices grob in zwei Bereiche:

   Den Telefonservice zur Annahme von Anrufen

   Den Telefonservice mit klassischen Dienstleistungen eines Sekretariats

1. IHR TELEFON KLINGELT

Werden Anrufe nur angenommen, so können Termine durch den Telefonservice vereinbart werden. Ebenfalls gibt der Telefon-Service Auskünfte, sofern eine entsprechende Schulung der Mitarbeiter stattgefunden hat. Diese Schulung gewährleistet die Richtigkeit der Informationen und somit die Zufriedenheit von Ihnen als Kunden. Das Weiterverbinden, die Annahme von Bestellungen und Ähnliches. Selbstverständlich werden Anrufe dokumentiert und in Form von Notizen an den jeweiligen Auftraggeber weitergeleitet. Deser erhält die Informationen durch den Telefonservice zum Beispiel per Mail, per Fax oder per SMS.

2. SOFORT INFORMIERT

Der Telefonservice als Telefonsekretariat hingegen bietet so einiges mehr. Bei diesen Dienstleistungen befinden sich hervorragend geschulte Mitarbeiter am Ende der Leitung. Diese verfügen über eine kaufmännische Ausbildung und erfüllen die Anforderungen, welche an Sekretär*innen gestellt werden perfekt. Neben den oben genannten Tätigkeiten werden bei dieser Art des Telefonservices zusätzlich Anrufe getätigt, Schreibarbeiten übernommen und eine vollständige Planung des Terminkalenders ist möglich. Kundentermine, Geschäftsreisen, Meetings und Weiteres wird im Backoffice durch den Telefonservice unkompliziert, kompetent und schnell erledigt. Dieses Backoffice oder der Büroservice mit Telefon Service nennt sich im englischen Sprachgebrauch auch „Virtual Assistance“, übersetzt: „virtuelle Assistenz“. Diese nennt man in beiden Sprachen kurz „VA“.

Die Sachbearbeitung stellt für einen qualitativ hochwertigen Telefonservice also keinerlei Probleme dar.

PROFESSIONELLER TELEFONSERVICE

Wer gehört zu den Kunden des Telefonservice?

Ein Telefonservice entlastet und gibt Ihnen mehr Zeit, welche sinnvoll genutzt werden kann. Normalerweise wird ein Telefon Service im geschäftlichen Bereich genutzt. Es spricht natürlich nichts dagegen, wenn Privatpersonen den Telefonservice für sich beanspruchen möchten. Unternehmen jeder Größe, handwerkliche Betriebe, Arztpraxen, Rechtsanwälte oder Prominente gehören zu den Kunden, welche den Telefonservice nutzen und schätzen.

Außerdem ist ein telefonischer Service mit virtueller Assistenz für Werbeagenturen, Makler und Geschäftsführer eine großartige Hilfe. Jeder hat also die Möglichkeit, einen Telefonservice in seinem oder ihrem Interesse zu beauftragen und von der gewonnenen Zeit durch effizientes Arbeiten seitens des Telefonservices zu profitieren. Mit dieser Zeit kann selbstverständlich nach Belieben verfahren werden. Sie kann zum Arbeiten oder auch für mehr Freizeit und einen verdienten Feierabend genutzt werden.

Wer führt den Telefonservice aus?

Beim Telefonservice gibt es zahlreiche Angebote auf dem Markt. Wie in jedem Bereich gibt es natürlich auch in diesem Bereich höherpreisige Angebote und dementsprechend auch qualitative Unterschiede.

Es kommt hierbei immer auf die Frage an: Wer macht den Telefonservice? Telefonischer Service kann von ungeschulten Mitarbeitern wie beispielsweise von Studenten oder ungelernten Hilfskräften durchgeführt werden. Perfekt geschulte, erfahrene und ausgebildete Mitarbeiter leisten beim Telefonservice selbstverständlich eine qualitativ komplett andere Arbeit. Dazwischen gibt es viele Abstufungen in der Qualität. Manche Telefonservice Agenturen bieten mehrsprachigen Telefonservice oder Telefonservice mit Spezialisierung auf bestimmte Bereiche an.

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