VIRTUELLES SEKRETARIAT

Ein Kunde ruft an. Doch Sie sind gerade unterwegs, in einem Gespräch oder mitten in einer wichtigen Aufgabe. Was jetzt? Einfach klingeln lassen? Lieber nicht – denn der erste Eindruck zählt. Und genau hier kommen wir ins Spiel.

Die Telefonhelden sind Ihr virtuelles Sekretariat – zuverlässig, freundlich, professionell.

Wir übernehmen Ihre Anrufe genau dann, wenn Sie gerade keine Zeit haben – oder dauerhaft, als Ihre ausgelagerte Telefonzentrale. Dabei begrüßen wir Ihre Anrufer im Namen Ihres Unternehmens, klären das Anliegen, erfassen alle wichtigen Informationen und leiten sie direkt an Sie weiter – per E-Mail, SMS oder über Ihr Wunschsystem.

Egal ob Einzelunternehmer, Praxis, Kanzlei oder mittelständisches Unternehmen – mit uns sind Sie für Ihre Kunden erreichbar, ohne ständig selbst ans Telefon zu müssen.

Unsere Telefonhelden sind geschult, freundlich und professionell. Sie beantworten Fragen, vergeben Termine, leiten Anrufe gezielt weiter oder notieren Rückrufwünsche. Auf Wunsch übernehmen wir auch die komplette Organisation Ihrer Terminverwaltung, pflegen Ihren Kalender oder übernehmen Chat- und E-Mail-Kommunikation.

Flexibel. Effizient. Preiswert.
Sie zahlen nur das, was Sie wirklich brauchen – minutengenau und ohne feste Vertragsbindung. Und das Beste: Die Einrichtung ist in wenigen Stunden erledigt. So einfach war es noch nie, sich ein virtuelles Sekretariat zu leisten.

Ein professioneller Empfang am Telefon ist heute wichtiger denn je. Kunden, Patienten, Klienten oder Geschäftspartner erwarten eine freundliche Stimme, schnelle Hilfe und klare Informationen – jederzeit. Aber: Wer kann sich schon eine Vollzeitkraft leisten, nur um Anrufe entgegenzunehmen?

Ein virtuelles Sekretariat ist die Lösung für moderne Unternehmen, die ihre Ressourcen sinnvoll einsetzen wollen. Es ist effizienter, günstiger und flexibler als eigenes Personal – ohne Qualitätsverlust. Im Gegenteil: Mit uns gewinnen Sie an Professionalität.

Unsere Telefonhelden kümmern sich um Ihre Erreichbarkeit, damit Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können. Wir springen ein, wenn Ihr internes Team überlastet ist, wenn Sie krank sind, Urlaub haben oder einfach mal in Ruhe arbeiten möchten. Wir vertreten Sie, ohne dass es jemand merkt – mit persönlicher Begrüßung, ruhiger Atmosphäre und echten Ansprechpartnern, die sich auskennen.

AUF EINEN BLICK – WAS UNSER VIRTUELLES SEKRETARIAT IHNEN BRINGT

Viele Unternehmerinnen und Unternehmer berichten uns, wie sehr sie durch unseren Service entlastet werden. Keine unterbrochenen Arbeitseinheiten mehr, keine verpassten Kundenkontakte und endlich ein professioneller Auftritt am Telefon – auch bei hohem Anrufaufkommen.

Hier einige der Vorteile, die ein virtuelles Sekretariat mit den Telefonhelden mit sich bringt:

• Kostenvorteile: Sie sparen Personalkosten, Technik, Schulung und Einarbeitung – wir sind sofort einsatzbereit.
• Flexibilität: Sie entscheiden, wann und wie wir für Sie tätig werden – stundenweise, täglich oder rund um die Uhr.
• Professionalität: Unsere Mitarbeiter:innen sind hervorragend geschult, freundlich und kundenorientiert.
• Weniger Stress: Keine ständigen Unterbrechungen durch das Telefon, mehr Fokus auf Ihre eigentlichen Aufgaben.
• Höhere Kundenzufriedenheit: Ihre Kunden erhalten immer eine professionelle Antwort, ohne Wartezeit oder ständiges Weiterverbinden.
• Mehr Umsatz: Verpasste Anrufe gehören der Vergangenheit an – so geht Ihnen kein potenzieller Kunde mehr verloren.

Ein Anruf unterbricht Ihre Konzentration. Sie sind raus aus dem Flow – das kostet Zeit, Nerven und oft auch Produktivität. Genau deshalb ist es so wichtig, Routineaufgaben wie die telefonische Erreichbarkeit auszulagern – an Profis, die wissen, worauf es ankommt. Mit unserem virtuellen Sekretariat halten wir Ihnen den Rücken frei, damit Sie sich auf Ihre Projekte, Kundentermine oder strategischen Aufgaben konzentrieren können – ohne ständig vom Klingeln ausgebremst zu werden.

Unsere freundlichen Mitarbeiter:innen sorgen nicht nur für eine professionelle Gesprächsatmosphäre, sie erkennen auch wiederkehrende Anrufer, reagieren empathisch auf individuelle Anliegen und dokumentieren jedes Gespräch zuverlässig.
Ihre Kundinnen und Kunden fühlen sich rundum gut betreut – auch dann, wenn Sie gerade nicht ans Telefon gehen können.

Das Ergebnis: Weniger Unterbrechungen, mehr Fokus, zufriedenere Kunden.
Und genau daraus entsteht das, was wirklich zählt: Vertrauen, Kundenbindung – und neue Aufträge.