BÜROSERVICE UND TELEFONSERVICE FÜR HAUSVERWALTUNG
Hausverwaltungen agieren häufig als Schnittstelle zwischen Mietern und Vermietern. Allerdings gibt es dabei, noch jede Menge andere Aufgaben zu bewältigen. Häufig laufen die Telefone heiß und man kommt gar nicht hinterher, alle Anrufe zu beantworten. Unser Telefonservice ist daher die perfekte Lösung, auch für Ihre Hausverwaltung. Sie könne sich weiter Ihren aktuellen Aufgaben widmen, persönliche Gespräche führen und Termine in Objekten wahrnehmen. Währenddessen nimmt unser Telefonservice Ihre Anrufe entgegen. Unser Büroservice ist außerdem flexibel nach Ihren Wünschen einsetzbar.
1. IHR TELEFON KLINGELT
Sie sind gerade in einer Beratung, Meeting, krank oder gar im Urlaub? Die Telefonhelden bieten Ihnen für alle Situationen die passende Lösung.
2. UMLEITUNG IHRER ANRUFE
… an Ihren persönlichen Telefonhelden sorgt für den freundlichen und kompetenten Empfang Ihres Kunden sowie für die Bearbeitung des Anrufs nach Ihren individuellen Vorgaben.
3. SOFORT INFORMIERT
Umgehend nach der Beendigung des Gesprächs erhalten Sie eine E-Mail oder SMS mit allen relevanten Angaben. Damit Sie optimal vorbereitet agieren können.
VIELE VORTEILE FÜR SIE
BÜROSERVICE MIT VIELFÄLTIGEN AUFGABEN
In erster Linie nimmt unser Telefonservice Ihre Anrufe entgegen, damit Sie effektiver arbeiten können. Wir führen die Telefonate mit Ihren Anrufern, die normalerweise jede Menge Zeit fressen. Unser Ebüro erfragt das Anliegen jedes Anrufers. Dabei filtern wir bereits Informationen vor und leiten nur die wichtigsten Daten an Sie weiter. Dafür sendet Ihnen unser Ebüro Notizen per E-Mail oder SMS. Wichtige Anrufer können wir auch an Sie persönlich durchstellen. Legen Sie dafür einfach bestimmte VIPs oder Kategorien von Personen fest, die wir immer an Sie weiterleiten dürfen. Auf Wunsch kann unser Ebüro auch Anrufer an bestimmte Mitarbeiter aus verschiedenen Bereichen durchstellen. Natürlich stellt unser Telefonservice auch Notfälle immer direkt an Sie durch.
Unser Büroservice kümmert sich um Ihr Sekretariat
Unser Büroservice kann von Ihnen auch als komplett virtuelles Sekretariat genutzt werden. Beispielsweise können wir für Sie den kompletten Terminkalender managen. Dafür greifen Sie und unser Telefonservice einfach auf das gleiche Kalendersystem zu. Dies ist heutzutage mit der modernen Technik auch von verschiedenen Orten aus möglich. Durch unseren Telefondienst bieten Sie Ihren Mietern und Vermietern außerdem durchgehend eine bessere Erreichbarkeit. So entsteht keine Frustration, sondern die Zufriedenheit aller wird gesteigert. So wird Ihre Hausverwaltung langfristig als kompetenter Ansprechpartner wahrgenommen. Auf Wunsch steht Ihnen unser Büroservice auch an sieben Tagen die Woche, für 24 Stunden am Tag zur Verfügung. So sind Sie auch noch nach Büroschluss für Ihre Kunden erreichbar.
Rufen Sie uns an!
Ihre Fragen zu unserem Büroservice und Telefonservice beantworten wir gern unter:
IHRE VORTEILE IM ÜBERBLICK
Permanente Erreichbarkeit – auf Wunsch 24 Stunden am Tag
Persönliche Begrüßung im Namen Ihrer Hausverwaltung
Integration des Telefonservice in nur wenigen Minuten
Hohe Ersparnis von Personalkosten
Profitieren Sie von sofortigem Personal
Konzentrierteres und effektiveres Arbeiten
Kompetente Beratung durch geschultes Personal
Koordinierte Terminvergabe
hohe Kundenzufriedenheit
PROFESSIONELLER TELEFONSERVICE
KOMPETENTE MITARBEITER UND FLEXIBLER TELEFONSERVICE
Die Mitarbeiter unseres Telefondienstes sind bestens geschult. Sie wissen in jeder Situation, was zu tun ist. Natürlich ist unser Ebüro auch mit den aktuellen Bestimmungen der Datenschutzverordnung vereinbar. Unser Büroservice behandelt alle Anliegen Ihrer Anrufer diskret und managt alle Probleme und Wünsche professionell. Natürlich richtet sich unser Telefondienst auch nach Ihren individuellen Vorgaben. Beispielsweise begrüßen unsere Telefonhelden Ihre Anrufer gerne in einer von Ihnen gewünschten Grußformel.
Zudem sprechen alle unsere Telefonhelden Deutsch und Englisch. Auf Wunsch können wir Ihnen auch Übersetzer für weitere Sprachen wie Türkisch, Französisch oder Italienisch zur Verfügung stellen. Informieren Sie sich einfach noch heute über ein Angebot für Ihre Hausverwaltung und überzeugen Sie sich von unseren transparenten Tarifen.
UNSERE LEISTUNGEN IM ÜBERBLICK
Koordinierte Terminvergabe
Beratung nach Ihren Vorgaben
Forderungsmanagement
Aufnahme von Auftragsanfragen mit allen relevanten Angaben
Datenschutzkonforme Bearbeitung aller Vorgänge
Professioneller Büro und Telefonservice
Multilinguale Mitarbeiter
Datenschutzkonforme Bearbeitung aller Vorgänge
HÄUFIG GESTELLTE FRAGEN
In unseren FAQs erhalten Sie kompakte Antworten zum Telefonservice für Hausverwaltungen. Erfahren Sie, wie wir Mieter-, Eigentümer- und Handwerkeranrufe kanalisieren, Schadenmeldungen einordnen und auf Wunsch die 24/7-Notfall-Hotline übernehmen.
Wir nehmen Anrufe von Mieter:innen, Eigentümer:innen und Handwerker:innen entgegen, qualifizieren Anliegen (Schaden, Anliegen WEG, Mietangelegenheit) und leiten dringende Themen direkt an die zuständige Sachbearbeiter:in weiter.
Wir nehmen Schäden strukturiert auf (Objekt, Wohnung, Schadenbild, Dringlichkeit, Kontakt) und leiten Notfälle (z. B. Wasserrohrbruch) sofort an Ihre Bereitschaft. Routine-Schäden werden für die nächste Bearbeitung dokumentiert.
Ja. Auf Wunsch übernehmen wir die Notfall-Hotline 24/7 – inkl. Eskalation an Ihren Bereitschaftsdienst und Disposition externer Handwerker nach Ihren Vorgaben.
Ja. Wir vergeben Termine für Eigentümersprechstunden, Wohnungsabnahmen, Schlüsselübergaben oder Begehungen direkt in Ihrem Kalender oder in Ihrer Hausverwaltungs-Software.
Wir nehmen Objekt, Wohnung, Anliegen, Dringlichkeit, Kontaktdaten und gewünschten Rückrufzeitraum auf. Auf Wunsch füllen wir Ihre HV-Software direkt.
Sie erhalten nach jedem Anruf eine strukturierte Notiz per E-Mail oder SMS, sortiert nach Objekten oder Sachbearbeiter:innen. Tagesübersichten sind auf Wunsch zusätzlich verfügbar.
Neben Deutsch betreuen wir Anrufe routiniert auf Englisch und nach Absprache in weiteren Sprachen wie Französisch oder Türkisch – wichtig bei international gemischten Mieter:innen.
Sämtliche Daten verarbeiten wir DSGVO-konform, technisch abgesichert und ausschließlich im Rahmen Ihres Auftrags. Auf Wunsch schließen wir eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (AVV).
Nein. Sie können den Service flexibel buchen, monatlich anpassen oder jederzeit beenden – ideal zur Vertretung in Urlaubs- oder Krankheitsphasen oder für reine Notfall-Erreichbarkeit.
Sie können den Service direkt online beauftragen oder ein individuelles Angebot anfordern. Persönliche Beratung erreichen Sie unter:
Telefon: 0800 – 2000 299
E-Mail: info@die-telefonhelden.de
Website: www.die-telefonhelden.de
Wir stimmen Schaden- und Eskalationsabläufe detailliert auf Ihre Verwaltung ab.
Wir bieten Ihnen einen Telefonservice auf höchstem Niveau. Unser Personal ist hervorragend geschult und setzt Ihre Wünsche gerne um. Außerdem achten wir natürlich auf die Einhaltung der gängigen Datenschutzverordnung. Diskretion hat bei uns und all unseren Telefonhelden oberste Priorität.
