Telefonservice

7. Oktober 2020

Telefonservice

Telefonservice, auch Telefondienst oder Telefonsekretariat genannt, ist ein Büroservice, bei dem Auftraggeber und Auftragnehmer zur Anbindung eines Sekretariats die Anrufweiterschaltung im Telefonnetz nutzen. Dabei können insbesondere zwei Arten von Telefonservice unterschieden werden:

  • Die reine Anrufannahme, also das klassische Aufgabengebiet eines Telefonservices. Es besteht hier je nach Anbieter die Möglichkeit, wie bei einer Telefonzentrale, Anrufer an Ansprechpartner weiter zu verbinden. Nach einer Schulung/ Einweisung können die Telefonservice Mitarbeiter auch Auskünfte über das Unternehmen geben, ansonsten beschränkt sich die Tätigkeit des Auftragnehmers auf die reine Annahme der Anrufe im Firmennamen des Kunden und ggf. Sekretariatsdienste wie das Weiterverbinden oder Aufnehmen von Notizen. 
  • Die klassische Sekretariatsdienstleistung, bei der ausgebildete Sekretäre und Sekretärinnen neben der Annahme und dem Weiterverbinden von Anrufen, die Überwachung und Steuerung von Terminen, die Erfassung von Anruferdaten, Schreibarbeiten, Planung und Buchung von Geschäftsreisen sowie einfache Sachbearbeitungsfunktionen für Unternehmen und Freiberufler ausführen. Die Sekretariatsdienstleistung entspricht dabei weitgehend der Tätigkeit einer Vorzimmerdame.  Spezialisierungen und besondere Serviceleistungen, zum Beispiel für Rechtsanwaltskanzleien, Steuerberatern , Buchhaltern, Werbeagenturen und für Arztpraxen sind üblich.

Ein Telefonservice kann sowohl von geschultem wie ungeschulten Personal übernommen werden. Im klassischen Telefonservice Bereich werden meist sogenannte „Briefings“, d. h. Schulungen an die ausführenden Mitarbeiter ausgegeben um diese mit der Tätigkeit des Unternehmens vertraut zu machen. Es sind hier neben der Anrufannahme auch weitergehende Dienstleistungen seitens des Telefonservices, z. B. der Einsatz als Service- oder Support Hotline möglich.

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