Die Abwesenheitsnotiz ist oft der erste – und manchmal einzige – Eindruck, den ein Kunde von Ihrem Unternehmen bekommt, während Sie im Urlaub sind. Eine gute Out-of-Office-Mail informiert klar, wirkt professionell und lässt niemanden im Regen stehen. Hier finden Sie die wichtigsten Regeln und fertige Vorlagen zum Kopieren.
Was in jede Abwesenheitsnotiz gehört
- Zeitraum der Abwesenheit: konkretes Rückkehrdatum statt vager Angaben
- Info zur Bearbeitung: Wird die E-Mail weitergeleitet oder erst nach Rückkehr gelesen?
- Vertretung: Name und Kontaktdaten der Ansprechperson für dringende Fälle
- Professioneller Ton: freundlich, knapp, ohne private Details
Vorlage 1: Klassisch mit Vertretung
vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin bis einschließlich [Datum] nicht im Büro und kann Ihre E-Mail erst danach beantworten. Ihre Nachricht wird nicht weitergeleitet.
In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an [Name] unter [E-Mail/Telefon].
Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]
Vorlage 2: Ohne Vertretung
ich bin ab dem [Datum] wieder für Sie erreichbar. Ihre E-Mail wird nicht weitergeleitet, ich beantworte sie nach meiner Rückkehr so schnell wie möglich.
Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]
Vorlage 3: Englische Abwesenheitsnotiz
Thank you for your message. I am out of the office until [date] with no access to my emails. Your message will not be forwarded.
In urgent cases, please contact [name] at [email/phone].
Kind regards
[Your name]
Häufige Fehler – und wie Sie sie vermeiden
- Kein Rückkehrdatum: „Ich bin derzeit nicht erreichbar“ hilft niemandem weiter.
- Zu viele private Details: Wohin Sie reisen, geht Geschäftspartner nichts an – auch aus Sicherheitsgründen.
- Veraltete Notiz: Nichts wirkt unprofessioneller als eine Abwesenheitsnotiz vom letzten Urlaub. Aktivieren Sie ein automatisches Enddatum.
- Vertretung nicht informiert: Klären Sie vorher, dass die genannte Person tatsächlich übernehmen kann.
Und wer geht ans Telefon?
Die E-Mail ist mit einer Abwesenheitsnotiz versorgt – aber Ihr Telefon klingelt trotzdem weiter. Gerade für Selbstständige und kleine Teams ist das die eigentliche Lücke in der Urlaubsplanung.
Im Urlaub erreichbar bleiben – ohne selbst ranzugehen
Ein Telefonservice wie die Telefonhelden nimmt Ihre Anrufe während Ihrer Abwesenheit persönlich entgegen, notiert alle Anliegen und informiert Sie per E-Mail. So kommen Sie aus dem Urlaub zurück, ohne einen einzigen Anruf verpasst zu haben.
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